Электронная подпись: как оформить и использовать при покупке жилья

Покупка недвижимости за границей часто проходит дистанционно. Покупатель выбирает объект онлайн, ведет переговоры по видеосвязи, а документы пересылаются в цифровом виде. Однако есть одна вещь, о которой забывают, — и это электронная подпись.

Проблема в том, что под электронной подписью в быту часто понимают вставленное в PDF-файл фото подписи или его скан. Настоящая электронная подпись представляет собой криптографический механизм, который привязывает подпись к конкретному лицу через электронный сертификат.

Мы подготовили материал, в котором подробно разобрали, что из себя представляет электронная подпись, для чего она нужна и как ее оформить.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) — это технология, которая позволяет подписывать документы в цифровом виде так, чтобы можно было проверить, кто именно подписал документ и когда. Она также подтверждает, что документ не изменяли после подписания.

У электронной подписи есть три основных компонента:

• Криптографический ключ. Подпись создается с помощью закрытого ключа. Проверка подписи выполняется с помощью открытого ключа.
• Сертификат. Сертификат связывает ключ подписи с конкретным человеком или компанией. В сертификате обычно указаны данные владельца, срок действия и информация о том, кто этот сертификат выпустил.
• Удостоверяющий центр или поставщик доверительных услуг. Это организация, которая выпускает сертификаты и отвечает за процедуру идентификации человека. В странах ЕС такие организации работают по правилам eIDAS и включаются в официальные списки доверенных поставщиков.

Во многих странах подписи делят на несколько уровней:

• Простая электронная подпись. Пример: подпись по email, код из SMS, отметка согласия в системе. Подходит для простых задач.
• Усиленная электронная подпись. Она привязана к личности и к конкретному документу. Обычно используется технология, которая позволяет надежно выявить изменения документа и подтверждать, что подпись сформирована конкретным подписантом.
• Квалифицированная электронная подпись. Это самый строгий вариант в ЕС. Она создается на основе квалифицированного сертификата, который выдан признанным поставщиком, и в ряде случаев приравнивается по юридическому эффекту к рукописной подписи.

При дистанционной покупке недвижимости электронную подпись требуют банки для идентификации клиента и подтверждения по операциям. Также она нужна для подписи документов. Сюда относятся договоры с агентом или юристом, соглашения о резервировании, согласования приложений и условий, договоры на подключение сервисов, страхование.

Важно понимать , что электронная подпись как технология признается почти во всем мире. Но то, какая именно подпись считается достаточной и для каких действий, определяется национальным правом каждой страны.

Если смотреть на мир в целом, можно выделить три модели регулирования:

• Строгая иерархия уровней подписи. Здесь есть четкое разделение на простую, усиленную и квалифицированную подпись. Государство официально ведет списки доверенных поставщиков сертификатов, а квалифицированная подпись имеет максимальную юридическую силу. Такой подход распространен в ЕС.
• Широкое признание любых электронных подписей. Так работает, например, США. Закон допускает очень разные формы электронной подписи. Но многое решает практика конкретного штата, банка или реестра.
• Национальная цифровая идентификация. В таких странах электронная подпись тесно связана с государственным цифровым ID гражданина. Примерами являются Эстония, Финляндия, Дания.

Где нужна электронная подпись при дистанционной покупке недвижимости

ЭП нужна для открытия счета, подписания банковских форм, оформления заявки на ипотеку, согласия на проверку данных (кредитная история, комплаенс, источники средств), подтверждения крупных переводов, оформления документов по страхованию, связанному с кредитом.

Для небольших операций банк может принять простую подпись в связке с дополнительной идентификацией, но при оформлении ипотеки, комплаенса и крупных переводов требуют усиленную или квалифицированную подпись, либо национальный цифровой ID.

При заключении сделки на покупку недвижимости электронная подпись нужна в документах, которые подписываются с агентом, юристом, застройщиком, управляющей компанией.

Типовые документы:

• договор с риелтором или агентством;
• договор юридического сопровождения;
• соглашение о резервировании объекта;
• подтверждения по срокам, условиям, приложения к договоренностям;
• договор управления объектом после покупки;
• сервисные договоры (ремонт, сдача в аренду, обслуживание).
• Стороны требуют усиленную электронную подпись, только когда документы связаны с деньгами, санкциями или ответственностью. В остальных случаях простой подписи будет достаточно.

В государствах с развитой цифровой инфраструктурой электронная подпись становится ключом к действиям, которые раньше требовали личного посещения:

• подача заявлений и запросов в госорганы;
• регистрационные действия в имущественных реестрах;
• получение выписок и справок;
• налоговые уведомления по сделке или объекту;
• подача документов на коммунальные и сервисные подключения через госпорталы.

Тут уже нужна национальная подпись на базе государственного цифрового ID. Иностранный сертификат могут не принять, даже если он высокого уровня. 

Также стоит упомянуть и работу через доверенное лицо. Электронная подпись доверителя редко играет решающую роль, а вот доверенное лицо почти всегда активно использует электронную подпись в ежедневном документообороте.

Как оформить электронную подпись

Когда человек впервые сталкивается с электронной подписью, главный источник путаницы — это процесс ее получения. В разных странах он выглядит по-разному, но логика везде одна и та же.

Перед тем как что-то оформлять, имеет смысл четко понять сценарии использования. Чаще всего при дистанционной покупке недвижимости электронная подпись нужна для:

• общения с банком и подписания финансовых документов;
• подачи заявлений и согласий в рамках KYC/AML;
• подписания договоров с риелтором, юристом, управляющей компанией;
• взаимодействия с государственными сервисами и реестрами (если страна это поддерживает);
• оформления страховки, коммунальных договоров, сервисных соглашений.

Если основная цель заключается во взаимодействии с банками, то почти всегда стоит оформлять самый высокий уровень электронной подписи. Если же речь идет только о сервисных договорах или переписке, то можно ограничиться более простой формой.

Далее нужно выбрать поставщика услуг. Выдачей сертификатов подписи занимаются специальные удостоверяющие центры. Ими могут быть:

• государственные структуры;
• банки;
• частные компании, аккредитованные государством;
• операторы национальных цифровых ID.

Перед выбором провайдера важно проверить, признают ли его сертификаты в той стране, где вы планируете совершать сделку. Если да, то также стоит проверить, принимают ли его подпись конкретные организации: банк, агентство, юрист и так далее.

Чтобы выдать электронную подпись, провайдер обязан подтвердить личность заявителя. Способы могут различаться:

• личное посещение офиса с паспортом;
• видеоверификация через защищенную платформу;
• идентификация через банк;
• подтверждение через национальный цифровой ID (если он у вас есть).

Чем выше уровень подписи, тем строже проверка. Квалифицированная подпись почти всегда требует предоставления удостоверения личности.

После идентификации лицу предлагают способ хранения ключа подписи. Обычно это один из вариантов:

• USB-токен или смарт-карта. Надежно, но не всегда удобно для частных лиц.
• Облачная подпись. Ключ хранится у провайдера, а клиент подтверждает подпись через приложение или код. Самый удобный вариант для большинства пользователей.
• Мобильная подпись (SIM-подпись). Ключ привязан к SIM-карте клиента, и подпись подтверждается через телефон.

После завершения процедуры клиент получает свой электронный сертификат, который обычно действует от одного до трех лет. По истечении срока его нужно продлевать.

Для оформления электронной подписи чаще всего требуют:

• действующий паспорт;
• подтверждение адреса проживания;
• контактный номер телефона;
• иногда — налоговый номер;
• иногда — дополнительные документы для нерезидентов.

После получения электронной подписи стоит уделить внимание безопасности. Если подпись облачная или подтверждается через телефон, то нужно включить двухфакторную аутентификация.

Перед подписанием каждого документа нужно проверять его версию, дату и содержание, а после подписания сохранять у себя финальный файл с действующей подписью. Если документ важный, лучше сначала переслать его юристу или банку на проверку и только потом ставить подпись.

В повседневном использовании подпись работает довольно просто: пользователь загружает документ в систему провайдера или в приложение, подтверждает действие кодом или биометрией и получает файл с криптографической отметкой подписи.