Работать в гибких рабочих пространствах становится все более распространенным трендом. К таким пространствам относится и смарт-офис. Сегодня мы выясним, что такое смарт-офис и чем он отличается от коворкинга; почему этот формат стал популярен, и что он предлагает. 

Марк Диксон — тот человек, который придумал концепт незакрепленного рабочего места. Случилось это в 1989 году. Приехав в Брюссель, он заметил, что в городе отсутствовали доступные офисные помещения, и решил изменить ситуацию. Именно он основал первую компанию по аренде мини-офисов Regus, и работать она начала по всему миру. 

Сегодня модель максимально подвижных и адаптируемых офисов уже довольна распространена — компании все чаще отходят от формата традиционного офисного пространства. На это повлияла пандемия, а также цифровизация и приход на рынок труда поколения «зумеров». 

Все мы знаем о коворкингах, но есть еще и такой популярный формат, как смарт-офисы. Подробнее о смарт-офисах, особенностях и популярности этого формата, а также его отличиях от других рабочих пространств нам рассказал Управляющий партнер сети смарт-офисов SOK Ирек Аллаяров.

«При аренде смарт-офиса клиенту не нужно отвлекаться ни на что, кроме рабочих задач»

— Какие форматы рабочих пространств сейчас пользуются наибольшей востребованностью? Давайте их перечислим, и расскажем немного о каждом.

— Итак, сегодня распространены такие форматы рабочих мест: 

Коворкинг — это open space, в котором могут работать представители разных команд и профессий. Он не предполагает закрепленных рабочих мест — клиент занимает любое свободное место.

Закрепленное рабочее место предполагает, что клиент всегда работает за однажды выбранным столом. 

Смарт-офис — это отдельное помещение на определенное количество рабочих мест. По сути, это тот же стандартный офис, но со включенной инфраструктурой и отличным сервисом. 

Built-to-suit — это отдельный офис, который разрабатывается под потребности клиента: от планировки, до аксессуаров. При этом офисный оператор берет на себя не только ремонтные работы, но и сервисное обслуживание офиса. 

— Теперь давайте подробнее остановимся на формате «смарт-офис». Что это за формат и чем отличается от коворкингов?

— Коворкинги и смарт-офисы — это гибкие рабочие пространства, в которых в аренду сдаются не квадратные метры, а рабочие места. В понятие рабочее место включается не только стол и стул, но и все необходимые для комфортной работы условия — хороший интернет, принтер, стильный интерьер, наличие капсул для телефонных звонков, возможность арендовать оборудованную переговорку, систему безопасности и так далее. 

Гибкими такие рабочие пространства называют за их способность подстраиваться под нужды бизнеса: начиная с условий аренды (аренда возможна как на сутки, так и на год), заканчивая физическими возможностями офиса. Работает это так: растет команда — расширяется пространство, оптимизируются ресурсы — оптимизируется офис. Классной фишкой смарт-офисов является наличие формата «офис по подписке», когда оплачивать офис можно по факту его посещения.

Ключевая разница между смарт-офисом и коворкингом заключается в следующем: коворкинг — это open space, а смарт-офис — отдельное помещение на определенное количество рабочих мест. 

По сути, смарт-офис — это привычный стандартный офис, но с включенным сервисом. В умных офисах обычно учитываются все пожелания команды.

— С чем связана популярность смарт-офисов и что этот формат предлагает? 

— Популярность гибких рабочих пространств связана с ростом популярности удаленной работы. Такой формат предполагает, что команды не встречаются ежедневно, по крайней мере, полным составом. Кто-то перевел на удаленку весь офис, кто-то — часть команды, кому-то нужно встречаться каждый день, а кому-то достаточно видеться один раз в две недели — для каждого формата нужны индивидуальные решения, каковых стандартная аренда не предполагает. 

Вторая причина роста популярности смарт-офисов — экономические потрясения, с которыми столкнулся бизнес в последние несколько лет. Помните, как во время пандемии замер весь мир? Тогда бизнес не мог ничего планировать на долгий период, и самым необходимым стала быстрая аренда на короткий срок, с возможностью быстро заехать в обустроенный технологичный офис, и выехать при первой необходимости.

Сервис — базовое условие и основное преимущество смарт-пространств. Сервис всегда входит в стоимость аренды и включает в себя все те вещи, которые обычно очень отвлекают от рабочих задач: клининг, оплату коммунальных счетов, ремонт, перестановку, качество интернета, горячие напитки и их качество, обслуживание кофемашины, организацию досуга, систему безопасности и так далее. При аренде смарт-офиса клиенту не нужно отвлекаться ни на что, кроме собственных рабочих задач.

Еще один момент, который делает смарт-пространства точкой притяжения — это комьюнити. Резиденты таких локаций, как правило, имеют возможность общаться, обмениваться идеями, находить новых партнеров, клиентов или друзей. 

— Что делает офис умным? Есть ли какие-то технологии, которые являются обязательными атрибутами таких пространств?

— В смарт-офисах большое внимание уделяется не только ощущаемому комфорту, но и тому, что сложно увидеть на первый взгляд. 

Например, научно доказано, что от уровня CO2 зависит работоспособность людей. Поэтому большое внимание в умных офисах уделяется качеству воздуха в помещениях: устанавливаются системы мониторинга воздуха, которые автоматически считывают параметры микроклимата и регулируют подачу свежего воздуха и его очистку.

Также есть огромное количество исследований, доказывающих, что уровень реверберации (эхо) при завышенных показателях приводит к быстрой утомляемости. Поэтому, зачастую разрабатываются стандарты, которые позволяют отслеживать и регулировать качество звука в рабочих пространствах. 

Плюс, экологичность. Это уже не просто тренд, а стиль жизни и осознанный выбор бизнеса. Поэтому экологическая сертификация рабочего пространства — мастхэв для смарт-офисов.

Таким образом, в смарт-офисах все направлено на то, чтобы сотрудникам было комфортно работать, и чтобы делали они это быстро и эффективно.